Fonctionnalités

Vue d'ensemble des fonctions et caractéristiques principales

Performance

De nos jours, certains logiciels fonctionnent sur les navigateurs web, ce qui est plutôt bénéfique pour l'éditeur de logiciel mais relativement lent pour l'utilisateur. Ici, vous bénéficiez d’une vraie application spécifique à votre activité et installable sur votre machine. Cela vous permet d’éviter plusieurs problèmes liés à la navigation web comme par exemple la sécurité du web, l’incompatibilité du navigateur ou de sa version avec le logiciel distant, les problèmes de latence, les fenêtres pop-ups qui peuvent vous distraire, etc. Et en même temps, vous gagnerez en efficacité avec un logiciel dédié juste pour ce que vous faites.

Stockage en ligne

Vos données sont stockées en ligne. Cela signifie que vos données sont en sécurité avec nous, même s'il vous arrive de réinstaller votre système d'exploitation, changer votre disque dur ou acheter un nouvel ordinateur. Il vous suffit alors de réinstaller le logiciel et vos données sont à nouveau disponibles.

Praticiens

Nous sommes conscients que vous pouvez exercer votre profession en utilisant divers rôles, comme coach de vie, thérapeute ou encore formateur pour ne citer que quelques exemples. Pour cette raison, vous avez peut-être lancé des entreprises distinctes afin d'optimiser l'imposition ou tout simplement pour se conformer juridiquement aux droits et obligations de chaque rôle. C’Pivot permet de définir jusqu'à cinq profils différents de praticiens. L'application permet également de définir autant de nouvelles entreprises et d'associer chaque profil de praticien à une entreprise.

Clients illimités

Vous pouvez définir autant de clients que vous avez besoin. Si vous avez déjà des clients enregistrés dans un autre appareil, vous pouvez les exporter dans le format de fichier vCard (*.vcf). Ensuite, vous pouvez les entrer dans le système en utilisant la fonctionnalité « d'importation ».

Programmes illimités

Les programmes de coaching ou de thérapie contiennent généralement de nombreuses séances conçues pour atteindre un objectif de départ, qui n'est autre que la demande du client. Ces séances sont souvent proposés sous forme de pack où les paiements sont effectués en deux ou trois fois.
Le nombre total de séances varie d'un programme à l'autre. La durée de chaque séance peut également varier en fonction de l'intensité du travail intellectuel, et elle peut également varier afin de s'adapter aux contraintes et aux demandes des clients. En plus, il arrive parfois que vous auriez besoin d'adapter votre taux horaire en fonction de la situation du client. Pour toutes ces raisons, C’Pivot présente une interface facile ayant différents paramètres que vous pouvez ajuster rapidement pour déterminer automatiquement les frais du programme et imprimer votre contrat.

Contrat (Accord client)

Si vous êtes un coach professionnel, et même si le coaching n'est peut-être pas une profession réglementée, vous êtes toujours responsable des plaintes émanant de vos clients et des poursuites judiciaires. Ceci est la raison pour laquelle vous avez besoin d'établir des contrats pour vous protéger et protéger vos biens. Chaque programme de coaching doit avoir un contrat qui détaille les droits et les obligations de chaque partie.
Les contrats peuvent différer suivant que les séances sont établies en individuel ou en groupe. Ils diffèrent également par le type de coaching et l'âge des clients (majeurs ou des mineurs). C’Pivot vous permet de définir le modèle de contrat exact que vous désirez afin de vous adapter à ces différentes situations. En utilisant les modèles, vous pouvez créer littéralement des contrats dans n'importe quel format vous voulez et intégrer votre signature, logo d'entreprise et d'autres détails.

Séances

Les séances sont les unités de travail minimales qui aident les clients à atteindre leurs objectifs. Pour connaître ce qui a été fait jusqu'à présent, revoir les buts et objectifs, et décider les prochaines étapes à mener, vous devez avoir un suivi de vos séances. C’Pivot offre la possibilité de créer plusieurs séances, et d'y associer des notes, générales ou spécifiques, dans les sections prédéfinies telles que « Limitations », « Résultats », etc.
Les notes peuvent également être utiles pour créer des liens hypertextes avec des ressources multimédias externes. Par exemple, si vous êtes un hypnothérapeute et que vous ayez besoin d'enregistrer des séances d'hypnose, vous pouvez faire un copier/coller du lien externe de votre enregistrement dans les notes de la séance afin de pouvoir le retrouver rapidement.

Lorsque vous commencez une nouvelle séance, un chrono démarre automatiquement et affiche le temps passé. Vous pouvez alors prendre des notes si vous le souhaitez. Lorsque la séance se termine, vous avez la possibilité d'imprimer une fiche de suivi de la séance à l'aide de modèles de documents.

Détermination d'objectifs

Les coachs sont axés sur les objectifs. Pour mieux planifier vos séances, vous pouvez définir une arborescence de plusieurs tâches et sous-tâches où la racine de l'arborescence serait le but du programme. Chaque tâche ou sous-tâche peut également être attachée à l'identifiant d'une séance.

Facturation

Vous pouvez créer autant de factures que vous voulez, qu'elles soient liées à des programmes ou pas. Pour chaque facture, C’Pivot génère une référence unique et opaque composée de huit caractères de manière que vos clients ne sachent pas le nombre de facture que vous avez émis. Bien évidemment, vous avez toujours la possibilité de faire entrer un numéro de facture manuellement. Il est également possible de définir et d'enregistrer plusieurs conditions de paiement différentes. Cela vous permet de choisir les bonnes conditions à utiliser lors de l'édition d'une nouvelle facture. En outre, les factures appartenant à un programme sont entièrement personnalisables en utilisant les documents modèles.

Déclaration de taxe de vente

Pour de nombreux pays, vous devez soumettre une déclaration de taxe de vente (TVA / TPS / TVH) sur une période donnée, soit 3 mois dans la majorité des cas. La déclaration de cette taxe ne concerne que les factures dont les paiements sont reçus. Parcourir les lignes de facture est une opération qui peut prendre énormément de temps et d'énergie si elle est conduite manuellement. D'autre part, elle peut coûter de l'argent si vous choisissez de la déléguer. Même si C’Pivot n'est pas un logiciel comptable, il vous permet d'avoir facilement un aperçu qui résume toutes les factures pour une période de temps donnée. Vous pouvez choisir d'afficher uniquement les factures payées, les factures impayées ou toutes les factures émises dans la période de temps choisie. Vous pouvez par la suite les résumer en affichant les totaux (HT, TTC et Taxe) regroupés par type de monnaie, et même les exporter.

Dépenses

Votre activité peut impliquer divers types de dépenses. Cette fonctionnalité vous permet d'enregistrer, de suivre vos dépenses et même de faire un rapport de dépenses par périodes de temps que vous sélectionnez.

Modèles

Les documents modèles sont utiles pour personnaliser les contrats, les factures et les fiches de suivi de séances. Ils sont conçus pour vous donner toute la liberté de choisir le format de document, la langue du texte, les couleurs et les formats que vous préférez.
Nous savons que même si vous avez à choisir entre un millier de modèles préconçus, le nombre de choix serait toujours limité. En même temps, trop de choix tue le choix. Nous avons donc décidé de vous permettre de créer le modèle que vous apprécieriez le plus. Vous êtes le maître !

Personnalisation

Les modèles peuvent être créés dans quatre types de documents différents : Les deux premiers types de documents sont faciles et rapides à créer car ils sont WYSIWYG. Vous pouvez directement intégrer des images telles que des logos, des signatures et d'autres ressources. Cependant, les champs spécifiés et qui sont vides seront toujours affichés. Cette limitation peut être surmontée en utilisant les deux derniers types de documents qui permettent d'utiliser des fonctions avancées de programmation comme les conditions (Si ... alors...).

Format d'adresse

Les formats et les conventions de l'adresse postale diffèrent d'un pays à l'autre. Vous avez la possibilité de préciser le format que vous voulez utiliser dans les préférences du logiciel.

Statistiques

Pour construire avec succès et faire croître votre entreprise, vous auriez besoin de chiffres et de graphiques afin de vérifier vos hypothèses et créer des nouvelles stratégies. La question principale à laquelle un entrepreneur a besoin de répondre de manière précise est : quel est le score ? En d'autres termes, êtes-vous gagnant ou perdant ? C'est à vous de définir les mesures appropriées qui vous laissent savoir où vous en êtes. Ces mesures dépendent généralement de nombreuses variables telles que le nombre de clients, les heures passées au travail, les revenus, etc.
Vous pouvez visualiser des statistiques pour n'importe quelle période de temps que vous choisissez.